5 Tips voor het kiezen van de geschikte kantoorruimte voor starters!

In onze digitaal verbonden wereld hebben startende bedrijven veel opties als het gaat om het vinden van de juiste kantoorruimte, van virtuele kantoren voor thuiswerken tot creatieve coworkingomgevingen en volledig uitgeruste kantoren.

Maar het kiezen van de juiste optie voor jouw startende onderneming is geen snelle beslissing. Je moet voldoen aan de huidige behoeften van jouw bedrijf en tegelijkertijd plannen voor de toekomst.  Je moet er ook voor zorgen dat de keuze die je maakt een kosteneffectieve strategie is, terwijl je jouw bedrijf voorziet van een ruimte die jouw merk weerspiegelt en jouw team inspireert.

Hier zijn enkele belangrijke tips die je moet overwegen bij het kiezen van de juiste kantoorruimte voor jouw start-up!

1. Hoeveel ruimte heb je nodig?

Het kiezen van een kantoor dat de juiste grootte heeft en geschikt is voor je bedrijf kan nogal moeilijk zijn, omdat je iets wilt kiezen dat past bij je huidige bedrijfsbehoeften.  Maar ook een kantoor dat je in staat stelt om uit te breiden en te groeien als jouw bedrijf succesvol is, zonder dat je na een paar maanden jouw koffers moet pakken vanwege de snelle groei.  Maar tegelijkertijd zal het budget voor fysieke ruimte als startende onderneming beperkt zijn en wil je jezelf zich niet te veel druk opleggen met een te grote kantoorruimte.

Om een goede schatting te maken van de hoeveelheid ruimte die je nodig hebt, begin je met het tellen van je teamleden. Denk na over de indeling die je wil en hou rekening met samenwerkings- en overlegruimten.  Natuurlijk licht is ook een bonus, want niemand wil het gevoel hebben dat hij de hele dag in een grot werkt!

Zoek naar een ruimte met flexibiliteit, zoals flexibele huurvoorwaarden en groeimogelijkheden. Als je klein bent en net begint, is de toekomst onbekend. Je hoopt snel te groeien, maar als dat niet lukt, wil je niet vastzitten aan een duur, langdurig huurcontract. Daarom is coworking zo populair geworden, omdat het flexibele huurtermijnen mogelijk maakt en ruimte biedt om te groeien en te krimpen zonder boetes.

2. Belang van design & cultuur

Voor een jonge, dynamische start-up is één van de belangrijkste componenten om nieuw personeel aan te trekken, het aanbieden van een coole, verfrissende en unieke kantoorruimte en werkcultuur, die een einde maakt aan de typische 9 tot 5 werkmentaliteit. 

Hier kunnen coworking- en serviced kantoorruimtes een geweldige investering zijn voor jouw start-up, omdat ze een organisch creatieve omgeving en break out-ruimtes bieden waar jouw team kan genieten van een verandering van omgeving voor het houden van teamvergaderingen.

Als je een technologie- of creatief bedrijf bent, zal je waarschijnlijk een open ruimte willen, omdat ideeën ontstaan uit samenwerking. Aan de andere kant, als je een klein advocatenkantoor bent, wil je misschien iets dat meer op traditioneel kantoor lijkt. Cliënten willen gevoelige zaken achter gesloten deuren bespreken.

Zorg ervoor dat de indeling van de ruimte die je kiest ook bevorderlijk is voor het soort werk dat je er gaat doen. Kijk ook naar mogelijkheden om vergaderzalen of keukens te delen. Als jouw bedrijf zich prettig voelt in zo'n ruimte, vind je misschien "gelijkgestemde bedrijven" die jouw waarden delen of werken aan complementaire initiatieven en ideeën.

3. Faciliteiten en diensten

Vraag naar de faciliteiten en diensten die jouw kantoorgebouw biedt, van restaurants ter plaatse tot snel internet, toilet- en douchefaciliteiten, en zaken zoals fietsenrekken.  Al deze zaken zijn moreel verhogend voor uw werknemers.

Faciliteiten en diensten kunnen een kantoorruimte maken of breken, dus zorg ervoor dat een locatie aansluit bij jouw behoeften.  Heeft de ruimte een aparte vergaderzaal? Hoe past de keuken bij jouw behoeften en hoeveel eetgelegenheden hebben jouw werknemers in de directe omgeving? Zijn er voldoende en schone toiletten? Heeft de ruimte voldoende stopcontacten voor uw technologische apparatuur? Wat is de parkeermogelijkheden ?

Maak twee lijsten: één met voorzieningen die jouw bedrijf "moet hebben" en één met voorzieningen die je "graag zou willen hebben". Gebruik deze om de zoektocht te leiden. Het zal nuttig zijn wanneer je moet kiezen tussen de volledig ingerichte keuken en het extra voetbalveldje.

4. Breng het budget in evenwicht met wat jij wil

Als start-up zijn de kosten van jouw kantoorruimte van cruciaal belang.  Je moet met een budget komen dat rekening houdt met jouw financiële gezondheid.  Je moet ervoor zorgen dat je jouw cashflow niet te dun uitrekt terwijl je rekening houdt met jouw zakelijke behoeften.

Bij het bepalen van hoeveel je wenst uit te geven, moet je niet de prijs per persoon berekenen, maar je richten op hoeveel jij maandelijks wil uitgeven, all-in, voor jouw team.

Het vinden van het juiste kantoor is geen geringe opgave en je moet er rekening mee houden dat je veel tijd en middelen moet besteden aan het vinden van de beste ruimte voor jouw bedrijf. Het laatste wat een startende ondernemer wil, is een huurcontract voor vijf jaar tekenen, om er vervolgens achter te komen dat twaalf maanden in de ruimte eigenlijk niet aan de behoeften van jouw bedrijf voldoet.

Een andere belangrijke factor is onderhoud en reparaties, aangezien die kosten vaak zwaarder wegen dan de maandelijkse huur als er zich een probleem voordoet.   Zorg er ook voor dat je alle "verborgen en aanverwante kosten" meeneemt in de uiteindelijke huurprijsberekening. Weeg vervolgens af of je het jouw kan veroorloven en of je met dat budget kunt krijgen wat je wilt.

5. Locatie, locatie, locatie

Bij het vinden van een nieuwe kantoorruimte voor jouw startende onderneming is de locatie één van de essentiële zaken om rekening mee te houden. Het moet gemakkelijk bereikbaar zijn voor klanten en op lange termijn ook voor jouw team.  Een centraal gelegen of gemakkelijk te bereiken kantoor zorgt ervoor dat werknemers zich op hun gemak voelen als ze naar hun werk gaan en voorkomt dat ze uiteindelijk op zoek gaan naar een werkgever 'dichter bij huis'.  Minder reistijd betekent meer tijd op het werk en met het gezin, wat zowel de productiviteit als de balans tussen werk en privé verbetert.

Locaties die gemakkelijk toegang bieden tot openbare infrastructuur zoals treinstations en bushaltes zijn meestal het beste.

Ga ook waar jouw klanten zijn.  Ga na wie jouw "klant" is en waar de meeste van hen zich bevinden.

Zorg ervoor dat je nadenkt over en vraagt om hoeveel parkeerplaatsen er beschikbaar zijn. Denk vervolgens na over de parkeerbehoeften van uw personeel en die van jouw klanten. Dit zal je helpen jouw echte huurprijs te bepalen.

Bent je vastbesloten om jouw zoektocht naar het 'perfecte kantoor' te starten?

De BluePoint groep bestaat uit drie business centers die verschillende soorten werkruimten en kantoren te huur aanbieden:  Volledig gemeubelde en serviced kantoren, kleine en grote op maat gemaakte privé kantoorruimtes met flexibele korte & lange termijn huurovereenkomsten en zelfs co-working ruimtes in onze Tech.Lounge in Antwerpen en Brussel. 

De gedeelde kantoorgebouwen zijn goed gelegen met gemakkelijke toegang en ondergrondse parkeerfaciliteiten. Verschillende ondersteunende diensten zoals een gecentraliseerde welcome desk, IT en printshop diensten, schoonmaak & onderhoud, een volledig uitgerust vergader- en conferentiecentrum en een in-house self-service en zakenrestaurant zijn ter plaatse.  BluePoint's efficiënte werkruimten zullen je helpen om je te concentreren op de ontwikkeling van jouw eigen bedrijf.

Wanneer je lid wordt van Tech.Lounge, heb je toegang tot zowel onze coworking space in Antwerpen als onze coworking space in Brussel.

Contacteer onze BluePoint kantoor experts
die je kunnen helpen bij het vinden van de juiste kantoorruimte voor jou!
marketing@bluepoint.be | +32 2 706 88 00.


→ Tech.Lounge Facebook, Linkedin, Instagram and Twitter